Nhiều công ty CNTT khá tích cực thực hiện PR cho các sản phẩm và dịch vụ của mình. Tuy nhiên không phải công ty nào cũng hiểu đúng để có thể khai thác tối đa sức mạnh của công cụ PR – quan hệ công chúng.
Tại sao cần PR
Ngày nay, PR (Public Relation) – quan hệ công chúng, đang chiếm một vai trò quan trọng trong các hoạt động kinh doanh của các công ty, kể cả các công ty CNTT. PR được định nghĩa là các phương pháp và hoạt động giao tiếp do một cá nhân, tổ chức hoặc chính phủ sử dụng để nâng cao sự hiểu biết và xây dựng mối quan hệ tích cực với các đối tượng bên ngoài. Các công cụ PR hay sử dụng chính là các phương tiện truyền thông (báo chí, truyền hình, phát thanh, Internet…), tổ chức sự kiện thu hút sự chú ý của cộng đồng, tham gia tài trợ các hoạt động xã hội…
Theo nhận xét của bà Cồ Minh Huyền, phụ trách PR tại website chodientu.vn thì “Vai trò của PR rất quan trọng. Nói một cách dễ hiểu, PR chính là chiếc cầu nối giữa các doanh nghiệp và nhóm công chúng mục tiêu. Chuyên viên PR là người có khả năng sử dụng những công cụ truyền thông khác nhau để nói lên thông điệp của công ty và là công cụ rất mạnh trong xây dựng, phát triển thương hiệu. Với các sản phẩm CNTT, sử dụng PR truyền thống và PR online ngày càng cần thiết hơn”.
Có thể hiểu hoạt động của PR trải rộng trên nhiều lĩnh vực, từ quan hệ đối nội, đối ngoại, từ hoạt động của doanh nghiệp đến hoạt động của các chính phủ. Không những thế, PR còn có một trọng trách đặc biệt là quản trị khủng hoảng, đối phó với rủi ro luôn có thể xảy ra trong hoạt động, kinh doanh.
“Bản thân từ PR đã nói lên vai trò của nó rất rõ ràng. P = Public (công chúng) trong khi R = Relation (quan hệ). Do đó, PR chính là việc xây dựng, thiết lập quan hệ với công chúng, mang lại thông điệp cần thiết tới nhóm công chúng mà mình muốn hướng tới. Nếu doanh nghiệp nắm bắt và tận dụng tốt PR thì lợi ích do nó mang lại sẽ rất lớn và hiệu quả của PR thường kéo dài rất lâu. Nhưng với kinh nghiệm là một PR Agency, tôi thấy các công ty CNTT vừa và nhỏ đầu tư rất ít cho hoạt động PR”. Ông Đỗ Duy Khương, Giám đốc công ty iPR chia sẻ.
Các công ty CNTT ở Việt Nam PR thế nào
Hiện nay, các công ty CNTT trong nước chủ yếu sử dụng 2 nhóm PR. Thứ nhất là thuê các công ty chuyên về PR (PR Agency). Thứ hai là tuyển dụng những người có khả năng về PR và những người này sẽ chịu trách nhiệm các hoạt động PR tại công ty (PR in house).
Phần lớn các công ty vừa và nhỏ với ngân sách hạn chế đang chú trọng nhiều đến hình thức PR in house để tiết kiệm chi phí và chủ động với các chiến dịch PR quy mô nhỏ. Chỉ khi có những sự kiến lớn vượt quá tầm của PR in house thì họ mới tìm đến các PR Agency. Thông thường, tuỳ theo ngân sách và mục tiêu, các công ty sẽ kết hợp cả 2 nhóm PR để thực hiện mục tiêu truyền thông của mình.
Do những khó khăn về tài chính, cùng với nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của PR, thực tế nhiều doanh nghiệp CNTT trong nước chưa có được một chiến lược PR rõ ràng cho đơn vị mình. Những biểu hiện chưa đúng về PR trong cách suy nghĩ và hành động có thể thấy như sau.
1. Quan điểm chưa đúng của lãnh đạo
Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chưa nhận thức đúng vai trò của PR nên không đầu tư thích đáng. Thực tế cho thấy rất ít doanh nghiệp trong nước sử dụng PR chuyên nghiệp trong xây dựng thương hiệu. Tại một công ty CNTT có chút tên tuổi, trụ sở ở Hà Nội, ngay cả ông Chủ tịch Hội đồng Quản trị cũng thẳng thừng tuyên bố trước đông đảo nhân viên rằng đây là công ty chuyên về công nghệ nên công nghệ đóng vai trò xương sống. Những bộ phận như PR hay thương hiệu chỉ “lăng xăng” để lăng xê sản phẩm. Bằng việc đặt nhân viên PR vào trong phòng Kinh doanh và với với quan điểm như vậy nên không ngạc nhiên khi nhân viên PR liên tục đến rồi rời bỏ công ty trong thời gian ngắn, thậm chí trưởng phòng PR cũng phải chuyển sang bộ phận khác không liên quan gì đến PR. Nếu quan điểm này còn được duy trì, hình ảnh và thương hiệu công ty khó có thể đến được với công chúng một cách hiệu quả nhất.
2. PR là quan hệ báo chí và đăng bài giá rẻ
Ông Nguyễn Thanh Tú, chuyên viên PR đã từng làm tại 3 công ty CNTT có tên tuổi khác nhau khẳng định “với những công ty tôi đã kinh qua, có thể nói hầu hết hoạt động PR chỉ tập trung vào quan hệ báo chí và đăng bài. Tại một số nơi, nhiệm vụ chính của bộ phận PR là việc đăng bài trên các báo miễn phí hoặc với chi phí rẻ. Các hoạt động PR ngoài báo chí rất ít được chú trọng và không được đầu tư mạnh”.
Cũng vì quan niệm như vậy nên bộ phận PR trong nhiều doanh nghiệp thường chỉ tập trung phân tích thông tin sản phẩm/dịch vụ của đơn vị mình, tiến hành viết thông cáo báo chí (TCBC), gửi cho đội ngũ phóng viên, biên tập viên các báo, duy trì mối quan hệ với các báo. Với họ, mục tiêu đăng được bài trên báo là quan trọng lớn nhất.
Một số công ty có thể sử dụng những hoạt động khác để thu hút sự chú ý như tổ chức sự kiện, tham gia tài trợ, bảo trợ… nhưng vẫn đặt yếu tố số lượng các báo tham dự, đưa tin, bài lên hàng đầu.
“Một trong những vấn đề phổ biến nhất của các doanh nghiệp trong nước là đánh đồng PR với quan hệ báo chí trong khi truyền thông báo chí chỉ là một mảng thuộc PR. Nhiều doanh nghiệp thậm chí còn coi công việc của PR gói gọn lại là in ấn, tổ chức các buổi lễ như ra mắt, giới thiệu, họp báo, viết thông cáo báo chí”, ông Tú cho biết.
3. Tiết kiệm nhân sự PR và không chú trọng đào tạo
Rất dễ nhận thấy hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam thiếu bộ phận nhân sự PR chuyên nghiệp. Thông thường một công ty chỉ có một người chuyên trách PR (đúng hơn là chuyên trách báo chí). Rất ít công ty có một nhóm hay một phòng PR riêng.
Nhân sự PR thường đặt trong phòng Marketing, thậm chí đặt trong phòng Kinh doanh và công việc của họ thường kiêm nhiệm. Bản thân người làm PR trong nước phần lớn là tự học nên kiến thức về PR thường không sâu. Khi đi làm, hầu hết các công ty cũng không chú trọng hỗ trợ đào tạo về chuyên môn cho các nhân viên PR. Đây là thiệt thòi và khó khăn cho những người làm PR.
4. Thắt chặt chi phí
Thông thường, các công ty CNTT của Việt Nam chỉ dành ngân sách khá “eo hẹp” vì quan điểm dùng PR đăng báo miễn phí. Ngay cả ở những công ty đã xem trọng PR thì ngân sách dành cho hoạt động này chỉ chiếm một phần khiêm tốn trong chi phí quảng cáo. Khá nhiều chuyên viên PR ở các công ty CNTT thốt lên rằng nhìn ngân sách PR của những công ty nước ngoài hoặc các công ty hàng gia dụng, tiêu dùng mà thèm. Với các công ty CNTT, thường các biện pháp PR hoặc truyền thông trực tuyến được xem trọng hơn các loại hình PR truyền thống (vì chi phí thấp hơn nhiều).
5. PR “thả lưới quét”
Xuất phát từ ngân sách “eo hẹp”, quan điểm đối với PR chưa đúng nên không ngạc nhiên khi nhiều công ty “thả lưới quét” thông điệp đến các đơn vị truyền thông. Mỗi khi công ty có sự kiện hoặc nhân dịp nào đó, chuyên viên PR sẽ “thả” thông cáo báo chí đến tất cả phóng viên trong danh sách mà mình có. Báo nào lên được bài thì tốt, không lên cũng không sao. Hoạt động PR như thế thường theo kiểu “5 ăn 5 thua” và không có chiến lược lâu dài. Rất tiếc đây là thực tế khá phổ biến.
6. PR “bẩn”
Ngoài việc sử dụng PR để truyền thông điệp ra ngoài, một số công ty có thể lợi dụng PR để thực hiện các chiến dịch tung tin bất lợi để “hạ” đối thủ cạnh tranh. Những hoạt động PR này được coi là PR “đen” hay PR “bẩn”. Do áp lực cạnh tranh, PR có thể trở thành công cụ hữu hiệu phục vụ những chiến dịch “đen” này. Tuy nhiên, một khi bị vạch trần thì hậu quả mà doanh nghiệp phải lãnh sẽ khó lường.
Cần có cái nhìn đúng hơn về PR
“Để đẩy mạnh hiệu quả của các hoạt động PR, điều quan trọng nhất vẫn là từ phía lãnh đạo các công ty. Nếu coi trọng và nắm bắt được sức mạnh của PR, doanh nghiệp sẽ khai thác được rất nhiều mối lợi. PR hay Marketing đều có nhiều công cụ hỗ trợ nhưng yếu tố then chốt vẫn là nhân tố con người. Tôi nghĩ các doanh nghiệp CNTT tại Việt Nam nên đầu tư vào nhân lực PR. Chỉ cần có nhân lực tốt thì hoạt động PR của doanh nghiệp sẽ khởi sắc. Sự coi trọng của lãnh đạo và chú trọng chất lượng nhân lực vẫn là 2 rào cản lớn nhất của các doanh nghiệp CNTT vừa và nhỏ” – ông Đỗ Duy Khương, Giám đốc công ty iPR, khẳng định.
Công việc chính của chuyên viên PR cơ bản thường có:
– Lập kế hoạch, lên chương trình PR ngắn hạn và dài hạn cho công ty: chiến dịch thông tin nội bộ, chiến dịch truyền thông, tài trợ, quảng bá hình ảnh…
– Điểm báo hàng ngày, đặc biệt những báo liên quan đến lĩnh vực của mình để tổng hợp thông tin
– Soạn thảo, biên tập thông cáo báo chí, tài liệu báo chí (Press kit), báo cáo dành cho cổ đông, báo cáo thường niên, bản tin nội bộ…
– Làm việc với thiết kế, sản xuất poster, banner, standee, brochure, trailer… phục vụ truyền thông
– Quan hệ với giới truyền thông, cung cấp thông tin cho báo chí, theo dõi và xử lý thông tin báo chí
– Tổ chức họp báo, phát thông cáo báo chí…
– Sắp xếp những cuộc phỏng vấn trên các phương tiện truyền thông, chuẩn bị các bài thuyết trình
– Tổ chức các sự kiện: hội nghị, triển lãm, lễ kỷ niệm, cuộc thi, đại hội cổ đông, hội nghị khách hàng… nhằm thu hút công chúng, tạo dựng hình ảnh và thương hiệu
– Nghiên cứu, đánh giá về các kế hoạch, chương trình, hoạt động sau khi thực hiện để rút kinh nghiệm
– Nghiên cứu, phân tích kế hoạch, chiến dịch PR của đối thủ
– Quản trị khủng hoảng từ xa.
(SEM – Theo PCWorld)