Làm gì để Web site của bạn trở thành một phương tiện quảng bá thân thiện?
Để thu hút cánh truyền thông, những nhân viên PR phải cạnh tranh rất gay gắt, mỗi ngày của họ bị rút đi như bị đánh cắp. Nếu kế hoạch PR bị từ chối bởi giới báo chí thì thông điệp không thể truyền tải tới cộng đồng mục tiêu dù nó có quan trọng và có lợi đến mấy.
Ngày nay, PR trực tuyến được mô tả như một cách thức giao tiếp với công chúng nhanh chóng, hiệu quả, thay thế cho các cuộc viếng thăm giữa giới báo chí và nhân viên PR của doanh nghiệp. Nhân viên PR thiết lập một site riêng cho họ, tại đó tập hợp các thông tin cho phép cánh nhà báo có thể tìm kiếm các ý tưởng, tài liệu cho những câu chuyện của họ. Đây là một cách để giới thiệu doanh nghiệp với giới truyền thông, tuy nhiên công việc PR trực tuyến không chỉ dừng lại ở việc tạo một Web site tốt, mà phải liên tục nghiên cứu, phân tích và triển khai nội dung sao cho đạt được mục đích truyền thông. Những việc sau đây nhằm giúp cho bộ phận PR có thể triển khai công việc PR trực tuyến tốt hơn.
Lên kế hoạch
Mọi Site tốt đều phải có kế hoạch tốt trước khi triển khai bất cứ hoạt động nào, hãy xây dựng một kế hoạch dài hạn thay vì chỉ làm một Web site cho có. Tuyệt đối không tạo một trang tin điện tử với mục đích chỉ đưa thông tin. Nếu doanh nghiệp có một mục đích, hãy bắt đầu với phát triển nội dung của site dựa trên mục đích đó. Chẳng hạn, bạn muốn site của công ty trở thành một trang tin chuyên về công nghệ, marketing.
Hãy để việc xây dựng Site cho những người chuyên nghiệp. Bạn hãy trao đổi với bộ phận CNTT và tư vấn cho họ các kế hoạch của bạn. Bạn nên nhớ, bộ phận CNTT suy nghĩ xây dựng Web site như những người làm công nghệ, độc giả của bạn không phải là những người chuyên sâu công nghệ, điều quan trọng trong cuộc họp là gợi ý cho họ cách tích hợp công việc thiết kế Website và viết nội dung để hài hoà trong việc truyền tải thông điệp của doanh nghiệp tới người đọc.
Xây dựng một Web nội dung
Thông thường các doanh nghiệp tại Việt Nam thường cố gắng xây dựng một Web nội dung để thân thiện với khách hàng, tuy nhiên bạn hãy làm Web thân thiện với cả giới truyền thông và khách hàng.
Khi tạo nội dung cho Web site, bạn nên đưa về một cấu trúc chuẩn. Nếu không thể thuê chuyên gia tư vấn, bạn hãy tham khảo các trang thông tin điện tử nước ngoài như BBC, NYTimes, CNBC, hoặc chuẩn Dublin Core tại Wikipedia. Phải chắc chắn nội dung của bạn luôn theo một cấu trúc chung và chính xác, đồng thời luôn sẵn sàng để cập nhật vào những trang tương tự Digg một cách dễ dàng, đơn giản và chính xác.
Luôn giữ các đoạn văn ngắn gọn và sử dụng đánh dấu đầu dòng khi có thể. Các nhà báo có thể hiểu hơn nếu nội dung rõ ràng.
Tránh việc tạo trang chủ của Site như để trình diễn tất cả những công nghệ tiên tiến nhất, tuyệt đối không sử dụng những công nghệ đòi hỏi người đọc phải tải chương trình đọc về. Trong một số trường hợp, quá nhiều những điều trên sẽ giảm đi tính truyền thông, tệ hơn nữa, có thể làm giảm khả năng đọc hiểu.
Mặc dù các Site đều cố gắng nhắm đến người đọc mục tiêu của mình, tuy nhiên nhiều Site không có một nơi dành cho truyền thông. Bạn hãy tạo một nút định hướng trên cùng của trang chủ và trỏ đến trang dành cho truyền thông với tên Tin tức, Truyền thông hoặc Công bố báo chí. Ví dụ như IDG Việt Nam, iGURU Việt Nam.
Mục tin tức không nên chỉ có thông tin liên quan đến công ty, kinh doanh, sản phẩm hoặc dịch vụ của nó, mà còn cung cấp những thông tin quan trọng cho giới báo chí như các bài phát biểu, trình bày, hình ảnh, lý lịch trích ngang của ban lãnh đạo, … Nếu những điều này không có trong phòng tin tức, doanh nghiệp có thể tạo liên kết tới chúng.
Điều quan trọng không được bỏ qua là chức năng tìm kiếm theo từ khoá. Chúng ta đều biết các phóng biên rất ít thời gian, họ luôn phải hoàn thành bài viết theo mức khoán hàng tuần. Việc cung cấp các tuỳ chọn tìm kiếm theo ngày tháng, danh bạ sản phẩm hoặc từ khoá sẽ giúp họ tìm hiểu về doanh nghiệp nhanh hơn.
Làm nổi bật trên Site những thông tin của người phát ngôn của doanh nghiệp. Tại đây bao gồm các thông tin lý lịch và hình ảnh của đội ngũ quản trị và quản lý, những thông tin được phép cung cấp cho truyền thông, công chúng. Nếu không được phép, doanh nghiệp nên đưa ra người được chỉ định là phát ngôn viên. Những ý tưởng dưới đây giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng bài phát biểu cho giới truyền thông:
Xây dựng uy tín cho người phát ngôn. Cá tính là điều các nhà báo rất quan tâm.
Giúp nhà báo bằng việc phát biểu những thông tin nhạy cảm, quan trọng, đặc biệt có giá trị với giới báo chí. Một kiến thức sâu rộng về tình hình tài chính doanh nghiệp, công nghệ, … sẽ cuốn hút các nhà báo.
Người đại diện doanh nghiệp nên nêu bật các dự báo về ngành hoạt động của doanh nghiệp.
Nói những vấn đề liên quan đến công ty trong quyền hạn của người phát ngôn.
Trở thành một nhà lãnh đạo bằng việc chia sẻ những kiến thức về lĩnh vực hoạt động tới truyền thông
Người đại diện cũng nên đủ hiểu biết để giải thích về các sự kiện tin tức, cố gắng truyền tải một hình ảnh có giá trị tới cánh nhà báo trong giới hạn cho phép.
Cuối cùng, bộ tài liệu hướng dẫn cho truyền thông nên dễ truy nhập trên Web site. Các tài liệu quan trọng của bộ hướng dẫn có thể là hồ sơ doanh nghiệp, báo cáo về lĩnh vực kinh doanh, báo cáo hoạt động, các câu hỏi thường gặp, thông cáo báo chí, giới thiệu doanh nghiệp, hướng dẫn sử dụng sản phẩm, báo cáo hàng năm và hình ảnh.
Những điều khác cần nhớ
Tạo một danh sách phát ngôn viên của doanh nghiệp để giới truyền thông có thể dễ dàng liên hệ. Thông tin liên hệ bao gồm tên, chức vụ, địa chỉ email và số điện thoại.
Doanh nghiệp có thể tạo một trang cho phép các nhà báo đăng ký. Tại đây cho phép giới báo chí đưa ra các chủ đề họ đang quan tâm để từ đó có thể cung cấp thông tin tới họ một cách nhanh chóng.
Mỗi doanh nghiệp nên chỉ định một quản lý cao cấp quản trị nội dung Web site, người này định hướng cho Web site, về mục đích và nội dung.
Một điều doanh nghiệp Việt Nam thường không để ý, đó là đo lường những người truy nhập. Thông qua việc phân tích hành vi người đọc, doanh nghiệp sẽ có kiến thức, hiểu về người đọc, điều này giúp cung cấp những thông tin người đọc đang quan tâm. Từ đó cải tiến chất lượng nội dung để Web site trở thành một kênh truyền thông hiệu quả hơn cho doanh nghiệp.
(Sem Vietnam -Theo iGURU Việt Nam)